La numérisation et le "zéro papier"
Les avantages du “zéro papier” sont nombreux et les entreprises sont de plus en plus touchées par ces changements et évolutions numériques. Cela implique une révision globale de la stratégie d’entreprise.
Avant d’imprimer, pensez à l’environnement
Vous connaissez ce message ? Vous l’avez déjà rencontré dans les divers mails que vous recevez ? Ou l’avez vous-même intégré à vos mails ? Dans un premier temps, ce message a pour objectif principal la préservation de l’environnement et des forêts, mais il est aussi dû à une stratégie plus globale en interne de la société concernée. En effet, les sociétés ont pour but de respecter le principe des 5 Zéros :
zéro stock
zéro défaut
zéro panne
zéro délai
zéro papier
Malgré ces mouvements prononcés, nous sommes encore loin d’un “zéro papier” généralisé, car de nombreuses sociétés sont encore en “retard” ou réfractaires à ce phénomène. Certains domaines sont touchés par ce passage digital, principalement l’industrie financière (assurances, banques, etc.) avec la consultation de compte en ligne, la réception de facture par courrier électronique, etc.
Utilisation du papier dans les sociétés de services
Afin de faciliter et provoquer le changement, il est nécessaire d’effectuer un point de la situation en mesurant les coûts élevés du papier, des impressions, des encres et des frais de stockage de ces documents.
Une importante quantité de papier peut être économisée au sein des entreprises. Bien entendu, lorsque les documents font office de preuves diverses (contrat, facture, etc.), il est tout à fait normal d’utiliser l’impression, cependant, lorsqu’il s’agit de simples consultations documentaires, l’impression peut être évitée !
Lors d’une opération menée par le “Journal du Net”, il a été démontré qu’environ 75% de la quantité de papiers imprimées était inutile, et que la plupart du temps les documents étaient directement jetés à la poubelle… Des outils automatiques peuvent facilement remplacer ces gaspillages.
Les avantages du “zéro papier”
Gain de productivité
Imaginez le temps pris pour rechercher un document personnel d’un ancien collaborateur ! La recherche dans les archives papier de la société, les déplacements, etc. Tous ces flux peuvent être éviter en numérisant vos documents. La mise en ligne des documents permet un partage facilité entre les collaborateurs et/ou autres parties prenantes.
Optimisation de la sécurité
La digitalisation permet de diminuer les interactions humaines et ainsi limiter les risques. En effet, les technologies actuelles sont de plus en plus performantes et sécurisées. De plus, elles favorisent la traçabilité des documents d’entreprise.
En conclusion, les entreprises ne sont pas encore au clair avec les différentes solutions qui peuvent s’offrir à elles en matière de dématérialisation. En effet, une certaine crainte persiste quant aux coûts que ces opérations représentent et à la réelle valeur ajoutée d’un tel changement dans la stratégie d’entreprise.
Afin de répondre à vos questions, n’hésitez pas à nous contacter pour en savoir davantage et pour une audit gratuite de votre situation.
Source : Journal du Net (JDN)