Procédure en cas d'inondation de vos archives
Que faire immédiatement en cas d'inondation de vos archives ?
Les cas d'urgence peuvent survenir à tout moment et il est important de connaître quelles sont les étapes à suivre pour éviter au maximum la perte définitive de vos archives.
En effet, prenons le cas d'inondation, qui rend vos archives complètement trempées. Dans ce cas, la première étape consiste à mobiliser du personnel et à séparer les documents mouillés des documents secs. Car en effet, un risque de contamination est présent dès l'instant où vos données ont baigné dans l'eau. Des champignons et bactéries s'y développent et se propagent rapidement.
Et ensuite ?
Une fois les données correctement séparée, il est nécessaire de mesurer l'importance de ces informations afin de savoir s'il est vraiment nécessaire de les garder, ou s'il est possible d'envisager leur élimination (délai légal de conservation passé ou proche du terme).
Car il faut savoir qu'une récupération est envisageable, mais extrêmement coûteuse. Il faut donc mesurer la pertinence d'une telle dépense, selon votre organisation.
La solution la plus rapide et efficace reste celle de l'élimination définitive de vos documents par des entreprises professionnelles. Ainsi, vous stoppez tout risque de contamination de vos archives restantes et évitez des coûts élevés de récupération.
Mais si je souhaite tout de même sauver mes archives ?
Il existe un procédé pour sauver vos archives trempées : la lyophilisation.
Le principe consiste à congeler vos archives quand elles sont encore entièrement mouillées, dans des congélateurs prévus à cet effet, à -25 degrés. Ceci dans le but de préserver les informations présentes sur ces documents et stopper toute contamination bactérienne.
Ensuite, il sera nécessaire de faire appel à une entreprise spécialisée dans la lyophilisation, afin de tenter de récupérer vos données, feuille après feuille. Ce processus est très laborieux et vous prendra beaucoup de temps.
Qu'est-ce que la lyophilisation ?
La lyophilisation est méthode qui consiste à sécher une surface imbibée d'eau, en la passant de l'état de glace à la vapeur, sans passer par l'état liquide. Ce procédé est utilisé pour les cas graves d'inondation et pour des documents de haute importance. En effet, ce type de procédé est minutieux et donc très coûteux. Il est très compliqué d'opter pour une telle solution pour une PME qui souhaiterait sauver ses documents.
En conclusion, en cas d'urgence, pensez premièrement à séparer les données mouillées des documents secs, afin d'éviter toute propagation. Ensuite, réfléchissez à la réelle importance de ces informations et s'il est vraiment nécessaire de les récupérer.
Pour toute information relative à ces procédures, n'hésitez pas à nous contacter.