L'importance d'une GED au sein de votre entreprise
Qu'est-ce qu'une GED ?
La GED (Gestion Electronique de Documents) est un logiciel permettant de constituer une réelle organisation documentaire au sein de l'entreprise, en recourant à la dématérialisation (numérisation). En effet, l'ensemble de la documentation de la société est scannée, puis répertoriée de manière intuitive dans ce logiciel.
Malheureusement, la GED est très souvent prise pour un "simple" logiciel d'archivage numérique, cependant, il est important de savoir que cette dernière permet de gérer le cycle de vie complet du document, de sa création à son archivage. Des enjeux spécifiques sont à prendre en compte lors de l'implémentation d'un tel système au sein de l'entreprise.
A quoi sert une telle solution ?
Un logiciel de Gestion Electronique de Documents a plusieurs fonctionnalités très utiles pour l'organisation. En effet, une fois le document répertorié, il est possible de le retrouver très facilement avec certains critères de recherche prédéfinis. C'est ainsi qu'un gain de temps considérable se fait ressentir, lorsque nous avions l'habitude de rechercher nos documents papier dans des dizaines de classeurs.
En ce qui concerne l'indexation des documents, le système prend en charge une reconnaissance automatique des informations présentes sur ce document et assure ainsi un classement optimisé et automatisé.
Désormais, les entreprises sont toujours à la recherche de solutions permettant de développer et faciliter le travail collaboratif. C'est justement à ce besoin qu'une GED peut répondre. En effet, chaque collaborateur de la société peut avoir accès ou non à tel ou tel document. C'est ainsi que des processus de validation / modification / lecture peuvent être définis, permettant de favoriser le travail commun, et cela même à distance !
Bien entendu, une GED est le plus souvent installée sur un Cloud, ce qui assure un accès sécurisé à vos documents en tout temps et depuis partout ! Très pratique notamment lors de trajets, voyages ou urgence en dehors des heures de bureau. Le système Cloud permet ainsi d'assurer une traçabilité des modifications effectuées et de sauvegarder l'ensemble des informations présentes dans le système, récupérables en cas de problème.
Les avantages d'une GED
Chaque entreprise a ses propres processus et méthodes de fonctionnement. C'est ainsi que pour chacune, une installation sur mesure de la GED doit être effectuée. Cependant, malgré la complexité de chaque société, les avantages principaux ci-dessous sont communs à chacune d'entre elles.
Réduction des coûts
Les coûts liés au traitement des documents papiers sont très importants. Que ce soit au niveau du matériel d'impressions, les consommables, les espaces de stockage et le temps mis par les employés à retrouver les informations recherchées.
Gain de productivité
Les tâches répétitives peuvent être automatisée directement dans la GED, permettant ainsi au employés d'être disponibles pour effectuer d'autres tâches à réelle valeur ajoutée pour l'entreprise.
Travail collaboratif
L'accès aux informations en tout temps et depuis partout favorise la mobilité des équipes. De plus, comme indiqué précédemment, chacun des collaborateurs peut accéder aux documents autorisés, et ainsi les modifier / valider / supprimer simplement.
Amélioration du service client
Pour chaque entreprise, le service client représente un enjeu important. C'est ainsi que la GED peut participer à l'optimisation de ce service, en offrant aux clients un accès privilégié aux documents les concernant. Ils peuvent donc consulter leurs informations (contrats, lettres, factures, etc.) depuis leur poste de travail. La GED devient alors une plateforme d'échange direct avec vos clients.
Sécurisation des informations
Les informations stockées dans la GED sont sécurisées et ne risquent pas d'être perdues et/ou détériorées (contrairement au papier). Tout est accessible en ligne et le reste tout au long du cycle de vie du document (l'archivage définitif peut aussi se faire dans la GED).
En bref, lors de la réflexion d'une stratégie de mise en place d'une GED, il est important de prendre en compte l'ensemble de ces critères et avantages afin de se rendre réellement compte de ce qu'un tel système peut apporter à votre organisation.